Zeit „besitzen“ statt managen

Die tägliche Herausforderung

Eine Herausforderung, mit der ich seit vielen Jahren kämpfe, begegnet mir täglich aufs Neue: mein Terminkalender. Immer wieder muss ich feststellen, dass am Ende des Tages noch viel zu viel zu tun ist. Die Zeit reicht mir einfach nicht. Ich will viel schaffen, aber auch Zeit für den körperlichen und seelischen Ausgleich haben. Die Frage ist nur: Wie bekomme ich das alles unter einen Hut?

Um mir Freiraum zu schaffen, habe ich mit den unterschiedlichsten Zeitmanagementsystemen experimentiert … und bin immer wieder grandios gescheitert.

Neulich hörte ich von einem amerikanischen Leidensgenossen eine bemerkenswerte Einsicht. Chris Hogan sagte: »I’ve stopped managing my time and started owning it«. Zu deutsch: Ich habe aufgehört, meine Zeit zu managen. Jetzt betrachte ich sie als mein Eigentum.

Wow! Nicht mehr managen. Stattdessen besitzen. Das ist eine höchst interessante Perspektive. Denkt man die Aussage weiter, bedeutet sie: So wie ich mit meinem Eigentum umgehe, also Geld, Computer, Auto, Haus, so behandle ich meine Zeit. Salopp formuliert: Nicht mein Geld, mein Computer oder mein Tag sagen mir, was ich zu tun habe, sondern ich sage meinem Geld, Computer, Tag, was sie zu tun haben.

Dahinter steckt eine Geisteshaltung

Ich bin aktiv, übernehme die Verantwortung. Ich tue etwas, weil ich mich bewusst dazu entschlossen habe. – Für einen Freigeist, wie ich es bin, ist das ein Paradigmenwechsel. Warum? Weil mich das befreit und zugleich in die Pflicht nimmt. Befreit werde ich beispielsweise von meinem schlechten Gewissen. In die Pflicht genommen werde ich, weil mir sämtliche Ausreden genommen werden.

Einwand: Ist die Realität im mittleren Management nicht die, dass Vorgesetzte über unsere Zeit verfügen, Termine setzen, Druck aufbauen? Ja, das ist in der Tat so, aber: Es gibt trotzdem Ermessensspielraum. Ich kann Entscheidungen treffen, kann mir Ziele setzen. Auch kann ich mir den nötigen Handlungsraum schaffen bzw. einfordern. Eine Hilfe dabei ist der Entscheidungsquadrant.

  • Fällt etwas in den Quadranten 1: wesentlich und dringend?
  • Ist es dem Quadranten 2 zuzuordnen: wesentlich, aber nicht dringend?
  • Ist es Quadrant 3: dringend, aber nicht wesentlich?
  • Oder Quadrant 4: nicht wichtig und nicht dringend?

Quadrant 1 drängt sich mit Macht auf. Man hat eigentlich nur die Chance zu reagieren. In den Quadranten 3 fallen die meisten Telefonate. Quadrant 4 ist außer für schnelle, oberflächliche Befriedigungen für nichts weiter zu gebrauchen. Besonders ernst zu nehmen ist lediglich Quadrant 2: Die geduldigen Vorgänge auf dem Schreibtisch, der längst fällige Vorsorgetermin beim Arzt, die Zeit mit meinen Lieben oder der körperliche/seelische Ausgleich. Geht man die Vorgänge aus Quadrant 2 nicht beizeiten an, werden sie – meist zur unpassenden Zeit – zu Aufgaben in Quadrant 1. Aus ungesunder Ernährung und fehlendem Sport wird der Herzinfarkt, etc.

Mein Praxistipp

Blockieren Sie bewusst Zeit in ihrem Kalender für Tätigkeiten, die in die Kategorie 2 fallen! Sagen Sie Ihrem Terminkalender und damit allen, die versuchen, von Ihrer Zeit »zu stehlen«, dass die einen Termin/eine Verpflichtung haben und deswegen nicht verfügbar sind. Mit Software, beispielsweise Outlook, können Sie Aufgaben Termine in Ihrem Tag zuweisen. Ich habe die Erfahrung gemacht: Was nicht in meinem Kalender steht, kommt häufig unter die Räder.

Abschließend noch ein Tipp: Es ist völlig egal, welches Zeitmanagementsystem Sie benutzen. Wichtig ist lediglich, dass Sie Ihren Tag bewusst gestalten. Besser ein schlechtes Terminplanungssystem als gar keins!

Frage: Managen Sie noch Ihre Zeit oder „besitzen“ Sie sie schon?

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