Wie sieht eigentlich „erledigt“ aus?

Wir gehen mit großen Schritten ins neue Quartal hinein. Typisch für den Jahresanfang: Neue Vorhaben entstehen, Ziele werden gesteckt und Pläne für deren Realisation geschmiedet.

Klar, wo mit Vorhaben und Zielen hantiert wird, sind bald Aufgaben abzuarbeiten. Vermutlich viele „TO DOs“.

Wie sieht eigentlich „erledigt“ aus? Haben Sie sich diese Frage schon einmal gestellt, während Sie Ihren Taskmanager mit Aufgaben füllten? 

Das mag jetzt komisch klingen, aber bei mir hat diese einfache Frage so etwas wie eine kleine Offenbarung ausgelöst. Sie hat mir geholfen, ein bisschen mehr Klarheit über das zu gewinnen, was ich erreichen wollte. 

Eine klug formulierte Aufgabe sollte vor meinem inneren Auge ein Bild entstehen lassen, schreibt Greg McKeown in seinem Buch „Effortless. Wie man sich mühelos auf das Wichtigste konzentriert“. Dieses Bild sollte die Antwort auf die oben beschriebene Frage enthalten oder wenigstens darauf verweisen.

Wie kann das geschehen?

Jeder Taskmanager kennt die Betreff-Zeile. Verbunden mit der Möglichkeit, Priorität und Fälligkeitsdatum zuzuweisen, sagt mir dieser Eintrag, was ich bis wann zu erledigen habe und welchen Vorrang die Aufgabe genießt.     

Was mir der Eintrag nicht sagt, ist, wie das Ergebnis aussehen oder beschaffen sein soll. Dafür nutze ich in meinem Taskmanager direkt unterhalb der Betreff-Zeile das zusätzliche Feld „Beschreibung“ (- oder Notizen). Hier skizziere ich in ein bis drei Sätzen das Ergebnis. 

Ein Beispiel 

Mein Plan: Für ein Personalgespräch, das ich mit einer Mitarbeiterin führen möchte, will ich mich vorbereiten. 

In meinem Kalender blockiere ich 20 Minuten. In die Betreff-Zeile des Taskmanagers schreibe ich: 

EZG vorbereiten (EZG = Entwicklungs- und Zielgespräch)

Im Feld Beschreibung notiere ich: 

– Beantworten: Wie war die Arbeitsleistung im zurückliegenden Jahr?

– Mittelfristige Entwicklungsziele formulieren.

Da mein Taskmanager Unteraufgaben zulässt, vermerke ich hier ein paar Punkte, die ich keinesfalls vergessen will: 

– Gibt es offene Punkte aus dem letzten Gespräch zu klären? Gesprächsprotokoll durcharbeiten. 

– Die aktuelle Arbeitssituation der Mitarbeiterin anschauen.

– Was ist ihr besonders gut gelungen? Wertschätzen!

– Wo braucht sie Unterstützung? Wie kann ich sie kurz- und wie mittelfristig unterstützen? 

Warum der Aufwand?

Ich werde in meinem Alltag permanent abgelenkt. Ständig klingelt das Telefon oder ich muss zur nächsten Besprechung hechten. Neue Themen wollen erfasst und durchdacht werden. 

Da kommt es vor, dass ein Vorhaben nicht die Aufmerksamkeit bekommt, die ihm zusteht. Manchmal verliere ich wichtige Details aus dem Auge oder aber die Aufgabe verändert sich über die Zeit. 

In solchen Momenten ist es Gold wert, wenn ich mich auf die ursprüngliche Aufgabenstellung und die dahinterliegende Intention rückbesinnen kann.

Ist das nicht zu aufwendig?

Es mag sein, dass Sie zu den Menschen gehören, die über ein exzellentes Erinnerungsvermögen verfügen. Ich vertraue an dieser Stelle nicht meinem Gedächtnis, sondern den Notizen, die ich mir im Vorfeld aufgeschrieben habe. 

Viel wichtiger ist jedoch ein anderer Aspekt: Indem ich mich frage, wie „erledigt“ aussehen könnte, mache ich mir im Vorfeld Gedanken und gehe vorbereitet in die Besprechung. Dementsprechend kann ich das Gespräch in die gewünschte Richtung steuern. 

Die „andere“ Liste 

Greg McKeown empfiehlt eine weitere Liste, die er die „Heute erledigt“-Liste nennt. 

Die Idee dahinter ist, dem Gefühl des Ausgeliefertseins entgegenzuwirken. McKeown argumentiert: Je mehr Aufgaben er in die „Heute erledigt“-Liste überträgt, desto mehr sieht er den Fortschritt seiner Bemühungen. Ich habe meinen Taskmanager so eingestellt, dass abgehakte Einträge für den Rest des Tages sichtbar bleiben. Das spart mir die Arbeit des Verschiebens in eine andere Liste und vermittelt mir trotzdem das befriedigende Gefühl, etwas geschafft zu haben.

Weitere Tipps rund um Produktivität finden sie hier.

Bildquellen

Mehr zu entdecken

Ausreden

Wenn es etwas gibt, das mich persönlich ärgert, dann sind das faule Ausreden. Warum haben die Leute nicht den Mut, die Wahrheit zu sagen?

Weiterlesen »

Wie du mir, so ich dir?

Das Gesetz der Gegenseitigkeit verblüfft mich immer wieder aufs Neue. Menschen fühlen sich verpflichtet, besonders dann, wenn sie in einer wie auch immer gearteten Beziehung

Weiterlesen »

Neue Beiträge, die helfen werden

Sie haben ein Herz für das Thema leiten und leben. Oftmals hilft hier und da keine kleine Strategie, inspirierende Impulse. Ich schreibe jede Woche frische Beiträge, die helfen im Leben und der Leiterschaft erfolgreich zu sein.