Podcast: Wie delegiere ich richtig?

Zusammenfassung

Geht es Ihnen auch so: Bestimmte Dinge schiebe ich vor mir her. Dabei weiß ich ganz genau, dass die Arbeit erledigt werden muss. Aber irgendwie will es nicht werden. Manchmal hat es damit zu tun, dass die anstehende Arbeit nicht zu meiner Kernbegabung gehört und ich mich deshalb schwertue. 

Das Verrückte ist ja, dass das, womit ich widerwillig kämpfe, andere Leute gerne und mit Leichtigkeit hinbekommen. Sich dessen bewusst zu werden, kann einem eine große Bürde abnehmen. 

In den folgenden Zeilen geht es ums Delegieren, also darum, Aufgaben nicht selbst, sondern durch andere erledigen zu lassen.   

Auch wenn es einfach zu sein scheint, ich bin davon überzeugt, dass das Delegieren gelernt sein will. Denn es ist mehr, als einfach nur Arbeit loszuwerden. Erfolgreiches Delegieren setzt zum einen voraus, dass man sich in die Lage anderer hineinversetzen kann. Zum anderen ist es nicht so leicht, wie es aussieht. Um erfolgreich zu delegieren, muss man ein paar Dinge beachten.  

Sich in die Lage eines anderen hineinversetzen

Jeder von uns versteht die Welt aus einer anderen Perspektive. Es ist gar nicht so einfach, sich bewusst in die Perspektive eines anderen Menschen hineinzuversetzen und aus seiner Sicht die Dinge zu betrachten. 

Weil ich weiß, was ich gut kann und was mir nicht so leicht von der Hand geht, kann mir ein folgenschwerer gedanklicher Fehler unterlaufen. Und zwar dann, wenn ich annehme, dass andere genauso sind wie ich. 

Die Folge kann beispielsweise sein, dass ich meine, dass anderen die Erledigung einer bestimmten Aufgabe genauso schwerfällt wie mir. Und genau dieses Denken ist falsch. Eben genau deswegen, weil wir unterschiedlich begabt sind, ist unser Zugang unterschiedlich und wir können uns ergänzen.  

Ein Beispiel: Es ist jetzt schon ein paar Jahre her, da hatte ich eine Assistentin, die mein Gabenprofil sehr gut ergänzt hat. Dort, wo ich das große Bild vor Auge hatte, sah sie die vielen Details, die bedacht werden mussten. Meine Spontaneität ergänzte sie durch Gewissenhaftigkeit. – Gerade in dieser Andersartigkeit haben wir gut zusammengearbeitet.  

Die 5 Schritte der Delegation

Um erfolgreich zu delegieren, muss man sich aber noch ein paar andere Dinge vor Augen halten. Das Wie ist entscheidend!  

Stufe 1: Ich bitte jemanden, eine Tätigkeit für mich nach genauen Anweisungen auszuführen. Hier muss ich mich präzise ausdrücken und möglichst eindeutige Grenzen setzen. 

Stufe 2: Delegation kann heißen, dass ich jemanden bitte, einen Sachverhalt für mich zu recherchieren. Mehr nicht. Wichtig ist in diesem Fall, dass ich der betreffenden Person  ihr Mandat klar umreiße: Bitte erkundige dich für mich und berichte mir, damit ich eine Entscheidung treffen kann.  

Stufe 3: Eine weitere, anspruchsvollere Form der Delegation besteht darin, dass ich jemanden bitte, einen Sachverhalt zu recherchieren und eine Empfehlung auszusprechen. Noch immer behalte ich mir das Handeln vor. Aber ich bitte um eine Einschätzung und Handlungsempfehlung. 

Stufe 4: In dieser Stufe bitte ich mein Gegenüber darum, den betreffenden Sachverhalt zu recherchieren, nach bestem Wissen und Gewissen eine Entscheidung zu treffen und mir über den Ausgang zu berichten. Mein Vertrauen ist so weit gediehen, dass ich dem anderen eigenverantwortliche Entscheidung zu traue. – Aber Vorsicht: Wenn ich diese Form der Delegation wähle, muss ich mich hinter den anderen stellen und zwar auch dann, wenn ich mit dem Ergebnis unzufrieden bin! Alles andere wäre unfair. 

Stufe 5: Ich erteile einen Auftrag und überlasse dessen Ausführung mit allen Konsequenzen dem anderen. – Wohl dem, der Aufgaben so delegieren kann! 

Worauf es noch ankommt

Bei der Entscheidung, wem ich was delegiere, ist es wichtig, dass ich das Gabenprofil meines Gegenübers beachte. Es wäre wenig zielführend, wenn ich meine Organisationsschwäche abwälze auf jemanden, dem es ebenfalls schwer fällt, sich zu organisieren. Deshalb: Achten Sie darauf, dass die zu delegierende Tätigkeit möglichst nahe an der Kernbegabung dessen liegt, den Sie beauftragen wollen. So haben beide viel davon. Sie werden entlastet und Ihr Gegenüber kann etwas für Sie tun, das ihm oder ihr Freude bereitet. 

Bildquellen

  • 1342430708_Fotor: shutterstock

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