Meetings können anstrengend sein und manchmal auch ziemlich ermüdend. Deswegen möchte ich Ihnen ein Buch vorstellen, von dem ich glaube, dass es Ihnen bei der Gestaltung von Sitzungen helfen kann.

In seinem Buch »Tod durch Meeting – Eine Leadership-Fabel zur Verbesserung der Besprechungskultur« empfiehlt Patrick Lencioni, die Sitzungskultur in Unternehmen auf den Prüfstand zu stellen und bei Bedarf neu zu ordnen. Dazu nachfolgend ein kurzer Praxischeck.

Meeting-Typ 1:   Der tägliche »Check-In«. 

Bei diesem Meeting-Typ geht es Lencioni darum, sich gegenseitig in kürzester Zeit (möglichst in weniger als fünf Minuten) über die Tagesvorhaben zu informieren. Um dieses Treffen straff zu halten, empfiehlt er, das Treffen stehend durchzuführen.

Praxischeck: Inspiriert durch Lencionis Buch führte mein Kollege diesen Meeting-Typ vor Jahren mit Erfolg in der Redaktion ein. Seither treffen sich acht bis zehn Autoren und Redakteure um 9 Uhr in seinem Büro für einen kurzen Austausch. Jeder informiert mit ein bis drei Sätzen über die eigenen Tagespläne.

In der Praxis hat sich dieser Meeting-Typ bewährt. Sein Vorteil: Nicht nur allgemeine Informationen werden bei diesem Termin ausgetauscht, man ist sofort informiert, wenn’s irgendwo klemmt oder jemand Unterstützung braucht. Ebenso wird schnell klar, wenn jemand über freie Kapazitäten verfügt.

Meeting Nr. 2: Wöchentliche Lagebesprechung 

Patrick Lencioni empfiehlt, diesen Besprechungstyp mit einer Blitzlichtrunde zu beginnen: Reihum soll jeder in wenigen Sätzen über die zwei oder drei wichtigsten Aufgaben bzw. Termine der Woche berichten. Keiner sollte während der Blitzlichtrunde mehr als 60 Sekunden reden. Dem folgt ein Kennzifferncheck, d. h., für alle Teilnehmenden wichtige Informationen werden erörtert und bewertet. Maximallänge: 5 Minuten. Die weitere Agenda wird von dem vorgegeben, woran die einzelnen Teilnehmer arbeiten und wie sich die Performance aktuell darstellt.

Praxischeck: Wenn man nicht eiserne Disziplin übt, degeneriert die Blitzlichtrunde schnell zu einer allgemeinen Diskussionsrunde. Leider passiert das öfter als einem lieb ist. Man muss darauf achten, dass das Kommentieren einer Aussage unterbunden wird. Ansonsten ist die Blitzlichtrunde ein gutes Werkzeug, um allen Teilnehmenden schnell einen Überblick zu ermöglichen.

Eine weitere Herausforderung liegt darin, die inhaltliche Abgrenzung zur monatlichen Strategiekonferenz durchzusetzen, denn immer wieder kochen Themen hoch, über die man in der Runde reden möchte, die man aber auf später vertagen muss.

Meeting Nr. 3: Die monatliche Strategiekonferenz

In dieser Veranstaltung werden die übergeordneten Themen besprochen. Lencioni regt an, mindestens zwei Stunden pro Thema anzusetzen, damit Debatten genügen Raum haben. Hier ist der Parkplatz für strategische Themen, die in der Wochenbesprechung keinen Platz finden.

Praxischeck: Je nach Unternehmenstyp sind monatliche Meetings unter Umständen zu häufig. Allerdings habe ich die Erfahrung gemacht, dass die monatliche Strategiekonferenz schnell unter die Räder gerät. Zu viel taktischer Kleinkram verbaut die Sicht für das größere Bild. Man muss diesen Termin bewusst in den Kalender schreiben.

Meeting Nr. 4: Die vierteljährliche Manöverkritik

Für diesen Veranstaltungstyp sieht Patrick Lencioni umfassende Themenkreise, wie Strategiereflexion, Teamchemie oder Personalfragen vor.

Praxischeck: In dem Unternehmen, in dem ich zurzeit arbeite, finden solche Termine ein bis zwei Mal im Jahr statt. In der Regel wird ein Tagungsort außerhalb des Unternehmens gebucht, um ungestörtes Arbeiten zu ermöglichen.

Zusammenfassung

Patrick Lencionis Buch »Tod durch Meeting – Eine Leadership-Fabel zur Verbesserung der Besprechungskultur« enthält ich meinem Dafürhalten wertvolle Hinweise zur Optimierung von Sitzungen. Die in manchen amerikanischen Fachbüchern üblich gewordenen Fabeln sind gewöhnungsbedürftig, helfen aber, sein Anliegen schneller in der Praxis zu verorten.