Seit Wochen schiebe ich ein Projekt vor mir her. Wahrscheinlich werden Sie jetzt den Kopf schütteln, aber ich kann mich einfach nicht dazu bringen, mein Büro einmal gründlich aufzuräumen. Besonders eine Kiste bereitet mir Kopfzerbrechen. Sie ist voller Sachen, mit denen ich mich nicht auseinandersetzen möchte. Neulich habe ich sie aus Frust unter meinen Schreibtisch verfrachtet. Zwar stoße ich jetzt ständig mit den Füßen an die Kiste, aber ich muss sie wenigstens nicht mehr sehen.  

Natürlich weiß ich, dass das keine dauerhafte Lösung ist. Aber so bin ich halt. Anstatt dem Problem ein für alle Mal auf den Leib zu rücken, wähle ich einen faulen Kompromiss.

Kennen Sie vergleichbare Baustellen in Ihrem Leben? 

1. Beispielsweise der Keller, der dringend aufgeräumt werden müsste? 
2. Der Teppichboden, der schon seit längerer Zeit ausgetauscht oder wenigstens schamponiert werden sollte? 
3. Die Steuererklärung, die darauf wartet, endlich erledigt zu werden? 

Was kann mir bei der Bewältigung meiner Vorhaben helfen? Gibt es Ideen, die mich dabei unterstützen, mein Ziel mit möglichst geringen Aufwand zu erreichen?  

Ja, es gibt tatsächlich ein paar Tipps und hilfreiche Fragen. Nachfolgend habe ich eine kleine Auswahl von Anregungen zusammengetragen. 

Was am Beginn klar sein muss

Große und kleine Ziele haben ein paar Dinge gemeinsam. Am Anfang muss klar sein, was erreicht werden soll. Es spielt keine Rolle, ob ein Urlaub geplant, der besagte Keller aufgeräumt oder eine Autobahnbrücke gebaut werden soll, ohne eine genaue Vorstellung dessen, was am Ende entstehen soll, geht es nicht. 

Jetzt werden Sie vermutlich einwenden, dass das doch eine Selbstverständlichkeit ist. Stimmt. Aber Sie glauben nicht, wie viele Projekte gestartet werden, bei denen es unterschiedliche Vorstellungen hinsichtlich des Endprodukts gibt. Die Folge ist häufig jede Menge Ärger in Form von Missverständnissen und unnötigen Konflikten. 

Das lässt sich vermeiden, wenn man präzise beschreiben kann, was einmal sein soll. 

Eine Frage, die häufig vergessen wird

Es gibt eine Frage, die zu Beginn gestellt werden sollte, aber leider häufig vergessen wird. Sie lautet: 

Mal angenommen das Projekt scheitert wider Erwarten in den nächsten Monaten, woran könnte das gelegen haben?  

Diese Frage, dir zuerst von Unternehmensberater Tom Paterson bekannt gemacht wurde, zwingt dazu, mögliche Schwachstellen des geplanten Vorhabens in den Blick zu nehmen, und sie bewahrt mich vor allzu großem Optimismus. 

Lassen Sie mich das anhand eines Beispiels zeigen: Immer wieder kommt es vor, dass Zeitpläne nicht eingehalten werden und Projekte deshalb zu scheitern drohen.  

Hinter dem Problem verbirgt sich in der Regel weder böser Wille noch Inkompetenz oder Engpässe bei den Lieferketten, sondern eine viel zu optimistische Planung. 

Forschungen haben Erstaunliches zutage gefördert: Menschen unterschätzen regelmäßig den Aufwand oder aber sie überschätzen ihre eigenen Fähigkeiten.   

Folgt man statistischen Auswertungen, die den ursprünglichen Plan mit der Wirklichkeit vergleichen, wird deutlich, dass der tatsächliche Aufwand in der Regel bis zu 40 % größer ist als ursprünglich angenommen. Kein Wunder, dass das Zeitbudget und die Kosten explodieren! 

Die Frage bringt mich dazu, nicht nur auf das zu schauen, was ich mir wünsche, sondern auch auf das, von dem ich vernünftigerweise erwarten kann, dass es passiert. 

Die nächsten Schritte

Nachdem ich mir darüber klar bin, wohin ich will oder wie das Endergebnis aussehen soll, folgen Fragen, wie diese:  

• Wie kann ich sicherstellen, dass meine Prioritäten stimmen? 
• Kenne ich die richtige Reihenfolge der Arbeitsschritte?
• Habe ich beides im Blick: die langfristige und kurzfristige Perspektive?
• Gibt es notwendige Vorarbeiten? 

Die Auswertung am Ende

 Genauso wie am Projektanfang alles mit einem durchdachten Plan beginnt, sollte das Vorhaben mit einer Auswertung enden. Das, was entstanden ist, sollte kritisch mit dem verglichen werden, was ursprünglich geplant war. 

Gerade wenn es um die Rückschau geht, können vier einfache Fragen enorm weiterhelfen:

• Was habe ich richtig gemacht?  – Kann ich das beim nächsten Mal optimieren?
• Was ist falsch gelaufen?  – Was muss ich ändern?
• Was war verwirrend?  – Kann ich künftig klarer kommunizieren?
• Hat etwas gefehlt?  – Muss ich beim nächsten Mal etwas ergänzen? 

Der letzte Schritt      

Aber zurück zu meinem eingangs erwähnten unaufgeräumten Büro. Zu guter Letzt, wenn alles geplant und bedacht ist, bleibt noch eines: Ob ich Lust verspüre oder nicht, ich muss mich ans Werk machen. 

Damit die Motivation bis zum Ende ausreicht, kann ich mir eine Belohnung aufheben, die ich nur dann einlöse, wenn ich wirklich zufrieden mit dem Ergebnis bin.  

Wie geht es Ihnen mit dem Planen von Projekten? Was würden Sie aus Ihrer Erfahrung ergänzen wollen? Schreiben Sie mir. Ich freue ich auf Post von Ihnen. Nutzen Sie dazu gerne das Kontaktformular.