Kurz & knapp: Mit der Erfindung der elektronischen Post (E-Mails) hat sich die Kommunikation dramatisch beschleunigt. Aber was anfangs als Segen wahrgenommen wurde, hat sich für viel bald als Fluch entpuppt. In diesem Artikel werden ein paar Tipps zusammengetragen, die verschiedene Kollegen von mir und ich entwickelt haben, um den gestiegenen Anforderungen gerecht zu werden.
Bestimmt geht es Ihnen wie mir: Ich erhalte jeden Tag viel zu viele E-Mails. Kaum habe ich eines abgearbeitet, da kündigen sich schon die nächsten zwei oder drei an. Besonders schlimm sind die Tage nach dem Urlaub.
Kann man etwas gegen diese Flut unternehmen? Wie könnte man unnötige Mails vermeiden? Das frage ich mich immer wieder. Beim Nachdenken fällt mir allerdings auf, dass ich auch häufig der Urheber von überflüssigen E-Mails bin. Und deswegen predige ich das, was ich nachfolgend zum Besten gebe, zuallererst mir selbst.
Mehrere Empfänger
Solche E-Mails sind ein echtes Ärgernis. Wenn drei oder vier Leute als Empfänger auf den Verteiler stehen, mag das den Vorteil haben, dass alle gleich informiert werden. Nur wer nimmt den Ball auf?
Ich habe mir angewöhnt, diese Mails zwar zu lesen, aber nicht weiter auf sie zu reagieren. Warum soll ich aktiv werden, wenn der Absender sich noch nicht einmal die Mühe macht, mich persönlich zu adressieren?
Besser ist es, wenn man sich auf einen Hauptempfänger in der „An“-Zeile beschränkt und alle weiteren Mail-Empfänger in die „Kopie-“ oder „CC“-Zeile befördert. Das hat den Vorteil, dass allen Beteiligten klar ist, in wessen Feld der Ball liegt.
Die BCC-Zeile dient dem Datenschutz. Wenn eine größere Gruppe eine E-Mail erhalten soll, ohne dass einzelne Adressen preisgegeben werden, empfiehlt sich sämtliche Empfänger in die BCC-Zeile zu verfrachten.
Rundum-Schläge
Mindestens genauso ärgerlich sind E-Mails, die mit Information überladen an viele Empfänger verschickt werden. Ich empfinde es eine Zumutung, mich durch viel Text arbeiten zu müssen, bevor ich zur für mich relevanten Information gelange.
Besser ist nach meinem Dafürhalten, den Inhalt zu portionieren und auf kleinere Empfängergruppen zu zuschneiden. So erhält jeder nur die jeweils für sie oder ihn relevante Nachricht.
Die Hi-Anrede
Diese Form der Anrede wirkt locker und informell. Sie verströmt überdies etwas Dynamisches. Allerdings hat sie den Nachteil, dass sie unpersönlich wirkt.
Wer die Hi-Anrede dauerhaft nutzt, sucht nach Abkürzungen. Ich vermute dahinter den Versuch, durch minimalistische Umgangsformen schnell zur Sache zu kommen.
Dabei lernt man in jedem Verkaufstraining die überragende Bedeutung der Namensnennung. Sie ist wesentlich, wenn es darum geht, mit einem Menschen eine tragfähige Kommunikationsebene aufzubauen.
Vage Betreff-Zeilen
Vage Betreff-Zeilen haben den Vorteil, dass sie schnell geschrieben sind. Sie haben allerdings den Nachteil, dass sie in einem gut gefüllten E-Mail-Eingang nicht auffallen. Deshalb empfehle ich kurze, aussagekräftige Sätze, die sofort eine Einordnung des Anliegens ermöglichen.
Als besonders hilfreich empfinde ich es, wenn in der Betreff-Zeile außerdem noch Hinweise wie „zur Info“, „bitte entscheiden“ oder „Rückfrage“ stehen. So weiß ich von vorneherein, was von mir erwartet wird und lese das Mail entsprechend.
Aufbau und Inhalt
E-Mails werden meistens nicht gelesen. Man überfliegt ihren Inhalt. Es gilt die Faustregel: Je mehr Text, desto weniger bleibt hängen. Ich habe mir sagen lassen, dass das ideale E-Mail weniger als 200 Worte umfasst.
Aus diesem Grund empfehle ich:
- Einen prägnanten Schreibstil mit kurzen Sätzen und Absätzen. Beides hilft dem Empfänger, mein Anliegen schnell zu erfassen.
- Eine übersichtliche Gliederung. Sie wirkt der sogenannten „Bleiwüsten-Allergie“ entgegen, die durch unübersichtliche Texte ausgelöst wird.
- Wenn mehr inhaltlicher Kontext benötigt wird, kann das in einem separaten Dokument oder im Anhang bereitgestellt werden.
Ein gutes E-Mail enthält eine Bitte und einen Handlungsauftrag. Lieber drei einzelne kurze Mails, die ich schnell beantworten kann, als eines mit drei unterschiedlichen Anliegen und einem unklaren Handlungsauftrag.
Ich habe mir angewöhnt, bei wichtigen E-Mails die Vorlesefunktion zu aktivieren. So kann ich prüfen, ob ich mein Anliegen verständlich abgefasst habe.
Zeiten für die Beantwortung blockieren
Ich habe die Erfahrung gemacht, dass bestimmte Tageszeiten sich besser für die Beantwortung eignen als andere. Die frühen Stunden sollten geistigen oder kreativen Tätigkeiten vorbehalten sein, denn das ist die Zeit der größten mentalen Leistungsfähigkeit. Vergeuden Sie diese wertvollen Stunden nicht mit der Beantwortung von Mails!
Praxistipp 1: Suchen Sie sich zwei Zeitfenster und blockieren Sie diese im Kalender. So kann niemand diese Zeit buchen und es ist dafür gesorgt, dass ausreichend Zeit für die Beantwortung von Mails vorhanden ist.
Praxistipp 2: Unerwartete Pausen zwischen zwei Meetings eignen sich bestens für das Abarbeiten einzelner Mails.
Zu guter Letzt
E-Mails sind – wie der Name es vermuten lässt – elektronische Briefe. Ich bin sicher, dass Ihr Gegenüber es schätzt, wenn Sie vor dem Absenden das Mail einer kurzen Rechtschreibprüfung unterziehen.
Welche Tipps haben Sie?
Ich kann mir vorstellen, dass Sie noch den einen oder anderen Tipp haben, wie man mit Mails effizient umgeht. Schreiben Sie mir! Wenn genügend Ideen zusammenkommen, werde ich gerne die Tipps mit Namensnennung veröffentlichen: info@leitenundleben.de
Für weitere Tipps zum Themenfeld Produktivität, empfehle ich Ihnen hier zu suchen.
Bildquellen
- pexels-brett-jordan-5426403: Foto von Brett Jordan: https://www.pexels.com/de-de/foto/iphone-smartphone-app-post-5426403/