Aufgaben effizient bearbeiten, Teil 2

Im letzten Blog habe ich über einen Aspekt der GTD Methode geschrieben: Vorhaben möglichst bald nach ihrer gedanklichen Entstehung verschriftlichen, in einen Eingangskorb befördern und zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten. Dabei sind zwei Aspekte zielführend: Eine präzise Vorstellung dessen, was als Ergebnis herauskommen soll und die Zuweisung in den passenden Sammelkorb (privat, Auto, berufliches, Steuer, Urlaub, etc.).

Vielleicht erinnern Sie sich auch an die 3 Fragen: Warum ich? Warum jetzt? Warum überhaupt? Diese Fragen entscheiden darüber, ob und wann ich eine Aufgabe weiterverfolge. 

Dieses Mal geht es um Werkzeuge, mit deren Hilfe ich meine Vorhaben bewältige. 

Gleich vorneweg: Ich habe nicht vor, digital gegen analog auszuspielen. Das muss jeder für sich entscheiden. Nachfolgend stelle ich Werkzeuge vor, mit denen ich gearbeitet habe und über die ich ein Urteil fällen kann. 

Werkzeuge

Analog

weekview Business-Planner

Wer gerne zum Papier greift, dem kann ich die Produkte von weekview empfehlen. Ich arbeite seit mehreren Jahren mit dem Business-Planner. Daneben gibt es eine Reihe weiterer kleinerer und größerer Terminbücher. 

Die Philosophie hinter den Produkten besteht im Kern aus zwei Komponenten: Einerseits der 7-Tage-Woche und dem Quartal als Planungsbasis. Andererseits das EPTW-Prinzip. Die Buchstaben EPTW stehen für „erkennen, planen, tun und wurzeln“. Jedes Vorhaben sollte diese vier Schritte durchlaufen. – Weekview bietet auch eine digitale Version ihres Produkts an. Das Digital Planning Interaktiv (DPI) arbeitet plattformübergreifend mit editierbaren PDF-Dateien und smarter Navigation. 

Tempus Zeitplanbuch

Eine Alternative bildet das Zeitplanbuch von Tempus. Es ist als Ringbuch konzipiert und in zwei Ausführungen erhältlich: in der A5 Ausführung und im Westentaschen-Format. Der Vorteil dieses Systems besteht darin, dass man erledigte Vorhaben aussortieren kann und so Platz spart. 

Full Focus Planner

Wer es gerne ein wenig exklusiver haben möchte, dem kann ich den Full Focus Planner von Michael Hyatt & Co. aus den USA empfehlen. Hyatt ist ein ausgewiesener Produktivitätsguru, der bereits mehrere Bestseller veröffentlicht hat. Er hat ein eigenes, ausgeklügeltes Produktivitätssystem entwickelt, das entfernte Ähnlichkeiten zu weekview hat. Das dazugehörige Buch trägt den deutschen Titel „Setze deinen Fokus“. Das Buch kann ich wärmstens empfehlen. 

Digital

Nachfolgend stelle ich eine Auswahl digitaler Produkte vor, mit denen ich in der Vergangenheit gearbeitet habe und die ich empfehlen kann. 

Da ich plattformübergreifend arbeite, kommen für mich nur Softwarelösungen infrage, die sowohl auf stationären wie auch mobilen Endgeräten gleichermaßen laufen. Alle nachfolgend aufgelisteten Produkte verfügen über dieses Feature. Sie funktionieren als Apps und web-basierte Anwendungen:

Nozbe 

Nozbe. Diese hervorragende Software-Lösung stammt von Michael Sliwinski und seinem innovativen polnischen Team. Das Produkt ist in deutscher Sprache verfügbar und wird im Abonnement angeboten. Nozbe kann alles, was man für das Tagesgeschäft benötigt. Eine kostenlose Version mit eingeschränkter Funktionalität ist verfügbar. Eine Teamlösung ist vorhanden.

Todoist

Todoist gehört zu den ganz Großen im Geschäft. Es ist ein ausgereiftes und stabil laufendes Produkt. Mir gefällt, dass man zwischen Listen und sogenannten Boards wählen kann. Eine stark eingeschränkte Basisversion ist kostenlos verfügbar. Ansonsten kann man sich zwischen unterschiedlichen Abonnements wählen.    

Meistertask

Das deutsche Softwareprodukt Meistertask ist ebenfalls ein Schwergewicht. Meistertask arbeitet unter Zuhilfenahme der Kanban-Methode auf den Plattformen iOS, macOS, Android, Windows und im Web. Auch hier gibt es eine gratis Basis-Version und ein gestaffeltes Abo-System. Meistertask arbeitet im Einzelbetrieb und im Team-Modus gleichermaßen. Gut finde ich, dass man Meistertask auch für komplexere Vorhaben einsetzen kann. Meistertask ist DSGVO-konform. Die Daten werden auf einem deutschen Server in Frankfurt verarbeitet.  

Trello

Das amerikanische Pendant ist Trello von ATLASSIAN. Es bedient sich ebenfalls der Kanban-Methodik und ist ein hervorragendes Planungs- und Organisationswerkzeug. Ein nettes Feature sind die Vorlagen, die seitens Trello bereitgestellt werden. 

2Do

2Do ist im Jahr 2009 als iOS-basierte App gestartet und dann auf andere Plattformen expandiert. Hinter der Software steckt Beehive Innovations. Die 2Do-App zeichnet sich durch einen grafisch ansprechenden Auftritt aus. Man kann die App für jedes Betriebssystem einzeln erwerben. 2Do ist eine Single-User-Anwendung. Über die Windows-Anwendung kann ich allerdings keine Angaben machen. 

MS To Do

Microsoft To Do ist aufgrund seiner Office-Einbindung und Integration mit MS Planer vermutlich das bekannteste Produkt. Wer wie ich sowohl in der Microsoft-Welt zuhause ist und täglich mit Apple-Produkten zu tun hat, wird diese Software zu schätzen wissen. 

Zu guter Letzt

 Die vorgestellten Produkte stellen nur eine Auswahl dar. Ich habe mit allen gearbeitet (Ausnahme: Der Full Focus Planner) und kenne die jeweiligen Stärken und Schwächen jedes Produkts. Mir ist abschließend ein Gedanke wichtig: Das verwendete Werkzeug muss zu Ihnen und Ihren Bedürfnissen passen.

 Nach vielen Jahren des Experimentierens habe ich für mich entschieden, dass für mich eine Mischung aus analog und digital richtig ist. 

Und nun bin ich gespannt auf Ihre Anregungen. Schreiben Sie mir gerne an info@leitenundleben.de. Ich freue mich auf Ihre Beiträge. 

Bildquellen

  • Businessman with many reminders isolated on white: Copyright: Elnur

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