Aufgaben effizient bearbeiten, Teil 1

Wahrscheinlich geht es Ihnen wie mir: Der normale Arbeitstag reicht einfach nicht für die vielfältigen Aufgaben, die sich mir stellen. Deshalb bin ich offen für jede Idee, die mir hilft, weiterzukommen.

Ich habe unterschiedliche Methoden ausprobiert, mit Papier und elektronischen Helferlein experimentiert und etliche Bücher zum Thema gelesen. 

In diesem und dem nächsten Blog möchte ich Sie teilhaben lassen an meinen Erfahrungen und Erkenntnissen. Ich werde aus zwei sehr verschiedenen Blickwinkeln auf das Thema schauen. Heute geht es ums Grundsätzliche. Das nächste Mal werde ich einige Werkzeuge vorstellen. 

Welchen Weg sollte ich einschlagen?

Um es gleich vorauszuschicken. Inzwischen weiß ich, dass Papier den elektronischen Assistenten keineswegs unterlegen ist, auch wenn das gerne anders propagiert wird. Es kommt auf den Nutzer an. Die Methodik ist wichtiger als das Werkzeug.   

Ich kenne beispielsweise eine Dame, die ihr gesamtes Berufsleben konsequent handgeschriebene Listen geführt und damit sehr effizient gearbeitet hat. Sie war ein Organisationstalent, das ihresgleichen suchte und vollbrachte mit Stift und Papier wahre Wunder. 

Andererseits gibt es Leute, die Erstaunliches mit ihrem elektronischen Assistenten zu leisten vermögen. 

Beide Werkzeuge eignen sich, um Aufgaben zu verwalten.

Mir gefällt der Ansatz von David Allen. Unter dem Slogan „Getting Things Done“, kurz GTD, (die deutsche Übersetzung seines Buchs trägt den Titel „Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag“) hat er vielen hunderttausend Menschen geholfen, ihren Tag, ja, sogar ihr Leben zu organisieren.

Da ich ebenfalls Profiteur der GTD-Methode bin, kann ich sie nur wärmstens empfehlen! 

Mein Kopf ist das Problem!

David Allen und ich haben etwas gemeinsam: Unser Gedächtnis eignet sich nur sehr begrenzt, um sich Dinge zu merken. Und weil das so ist, habe ich mich dazu entschlossen, Information konsequent außerhalb meines Kopfs abzulegen. 

Diesen Ort nenne ich Eingangskorb. In meinem Fall sind es sogar zwei: ein digitaler und einen analoger Eingangskorb.  

Ich unterscheide 3 Arten von Aufgaben: 

  1. Die Erinnerung an ein einzelnes Vorhaben. Beispielsweise Blumen kaufen, Sprit tanken oder den Schreibtisch aufräumen. 
  2. Eine Aufgabe, zu der mehrere Aktivitäten gehören. Letztere bezeichne ich als Teilaufgaben.
  3. Große projekthafte Vorhaben, die aus mehreren Teilaufgaben und ineinandergreifenden Prozessen bestehen und über einen längeren Zeitraum reichen.

Nachfolgend möchte ich mich Aufgaben zuwenden, die oben unter 2 aufgeführt sind.   

So packe ich meine Vorhaben an

Wie bereits erwähnt, verschriftliche ich meine Vorhaben, weil ich den Kopf für anderes freihaben möchte. Was den Weg in meinen Eingangskorb findet, sind in der Regel kurze Notizen mit wenigen Stichpunkten.   

Nun folgen zwei wichtige Schritte, auf die es mir heute ankommt. Ich schreibe deshalb ausführlich darüber, weil ich sie früher nicht beachtet habe. Inzwischen weiß ich, wie wichtig diese Schritte fürs Gelingen des Gesamtvorhabens sind.

1. Ich mache mir zeitnah Gedanken über mein Vorhaben 

In einem günstigen Moment entnehme ich die Aufgabe dem Eingangskorb. Während ich nachdenke, reift in mir eine Vorstellung dessen, was nach der Erledigung entstanden sein soll. Dieses klare Bild nimmt Einfluss darauf, wie ich die Aufgabe erledige. 

Jetzt ist der Zeitpunkt für drei Fragen gekommen:

  1. Warum jetzt? 
  2. Warum ich? 
  3. Warum überhaupt? 

Finde ich keine befriedigende Antwort, entsorge ich die Aufgabe oder verschiebe sie in den Sammelkorb „später“.  

2. Vom Eingang in einen Sammelkorb

Die Aufgabe wandert bei nächstbester Gelegenheit aus dem Eingangskorb in einen von mehreren Sammelkörben.

Im Zuge dieses Vorgangs wird der Aufgabe eine Kategorie zugeordnet. Sie wird als vor- oder nachrangig eingestuft, ggf. mit Meilensteinen und einem gewünschten Enddatum versehen. 

Sammelkörbe sind in meinem Verständnis Orte, wo mehrere Aufgaben „leben“, die inhaltlich miteinander zu tun haben. Sie können so vielfältig sein wie: allgemeine Besorgungen, Freunde, Auto, Urlaub, etc. 

Ein konkretes Beispiel 

Würde Ihnen ein Beispiel helfen? Hier ist ein unverfängliches, alltägliches Beispiel:

Beim Hören des Wetterberichts fällt mir auf, dass die Rede von einem Temperatursturz ist. Da fällt mir ein, dass mein Auto noch nicht winterfest ist. Also beschließe ich, aktiv zu werden. 

Ich notiere das Vorhaben (= die Aufgabe) „Auto winterfertig machen“. Die drei Stichworte wandern in den Eingangskorb meines Taskmanagers. 

Später am Tag finde ich Zeit, mich diesem Eintrag zu widmen. Ich betrachte die Notiz und frage mich: Was heißt das konkret? Was ist zu tun, damit das Auto für den Winter gerüstet ist? 

Nachdem ich ein klares Bild gewonnen habe, wandert die Aufgabe aus dem Eingangskorb entweder in den Sammelkorb „Privates“ oder „Auto“. 

Jetzt befasse ich mich systematisch mit der Aufgabe. Teilaufgaben entstehen: Ich muss Winterreifen aufziehen lassen, Frostschutzmittel nachfüllen, den Zustand der Scheibenwischer und das Öl prüfen und – für den Fall der Fälle – zwei Starterkabel im Kofferraum verstauen. Es könnte sein, dass die Batterie irgendwann schlappmacht. 

Jede Teilaufgabe kann (muss aber nicht) wiederum Unteraufgaben haben: Für die Winterreifen brauche ich beispielsweise einen Termin beim Reifenhändler. Vielleicht muss ich Bargeld besorgen, weil der Monteur nur Bares akzeptiert. Sollte ich selbst die Reifen wechseln, muss ich mir das passende Werkzeug zurechtlegen und eine geeignete Stelle finden, wo ich den Wagen hochbocken kann. 

Worauf es ankommt

All diese Aktivitäten dienen einem Anliegen: Das Auto winterfest zu machen. Entscheidend ist, dass ich am Anfang eine klare Vorstellung dessen habe, wie das Ergebnis sein soll.

Vielleicht fragen Sie, warum ich diese Methode empfehle. Für mich gibt es drei Gründe:

  1. Viele unterschiedliche Aufgaben verwirren mich. Ich verliere den Überblick.  Einmal sortiert und zugeordnet, entstehen Struktur und infolgedessen Klarheit, und zwar erst im Kopf und dann im Leben.
  2. Wenn ich mich mit Dingen belaste, an die ich mich erinnern muss, reduziere ich meine Kapazität für andere, wichtigere Vorhaben. 
  3. Wenn ich weiß, dass meine Vorhaben sicher geparkt sind und ich jederzeit Zugriff auf sie habe, entspannt mich das. Weniger gedanklicher Stress bedeutet für mich mehr Lebensqualität.

Das nächste Mal werde ich mich praktischen Werkzeugen widmen. Bis dahin würden mich Ihre Erfahrung interessieren. Mit welcher Methodik haben Sie gute Erfahrungen gemacht? Schreiben Sie mir! Meine Adresse lautet: info@leitenundleben.de

Falls Sie noch mehr zum Themenfeld Produktivität lesen möchten, finden Sie hier eine Zusammenstellung. Folgen Sie einfach dem Link!

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