Anwesend und doch nicht da

Corona hat zu einem Boom der Videokonferenzen geführt. Facetime, Zoom, Skype, MS Teams und andere Dienstleister haben geholfen, die Einschränkungen des Lockdowns ein wenig abzumildern. 

Gleichzeitig hat sich ein Phänomen breitgemacht, das ich aus Konferenzräumen gut kenne: Ich sehe Menschen, die physisch anwesend, jedoch mental weit weg sind. 

Ich kenne das Phänomen aus Tagen, als man sich zu Meetings versammelte. Die schiere Anhäufung von Konferenzen und Besprechungen führte dazu, dass Teilnehmer irgendwann „auscheckten“. Ich habe dazu ein paar Tipps unter der Überschrift „Tod durch Meeting“ von Patrick Lencioni vorgestellt. 

Was also tun, wenn „es redet und redet“ und man sich gefangen fühlt in der Videokonferenz? Immer wieder beobachte ich, dass Teilnehmer Kamera und Mikrofon nach einer Weile ausschalten. Unausgesprochen und doch klar: Sie hören nur noch mit einem halben Ohr zu, weil sie sich anderen, scheinbar wichtigeren Themen widmen.

Typisch für diese Art Nichtkommunikation sind die langen Pausen und vage gehaltenen Wortbeiträge. 

Nun bin ich Realist genug, um zu wissen, dass sich dieses Phänomen nicht abstellen lässt. Aber ich frage mich schon: 

Was könnte man tun, um geistige Abwesenheit wenigstens ein bisschen zu reduzieren? Wie gesagt, das Abdriften von Konferenzteilnehmern wird sich vermutlich nicht verhindern lassen. Aber vielleicht kann man es ein wenig reduzieren. 

Ich glaube, dass es einfache Maßnahmen sind, die wir in Wahrheit alle gut kennen, aber nicht wirklich beherzigen. 

Es beginnt mit der Planung. 

Videobesprechungen weise planen.

Für Videokonferenzen sind zwei Zeitfenster günstig: die Zeit von 10 bis 12 Uhr und von 14:30 bis 16:00 Uhr. 

Der späte Vormittag hat den großen Vorteil, dass dann die meisten Mitarbeiter an Bord sind. Hinzu kommt das Wissen, dass der Mittag naht und die Videoschalte somit einem natürlichen Ende entgegenstrebt. 

Ebenfalls günstig sind Meetings von 14:30 bis 16:00 Uhr. Spätere Veranstaltungen sind aufgrund potenzieller Ablenkungen, einschließlich der Vorbereitungen für den Tagesabschluss, nicht zu empfehlen. 

Vermieden werden sollten Videokonferenzen am frühen Vormittag. Das ist das Zeitfenster, in dem ungestörtes, konzentriertes Arbeiten am besten geht. 

Ebenfalls ungünstig ist der frühe Nachmittag. Mir jedenfalls gelingt es nicht, gegen das Suppenkoma anzukonferieren. 

Die Tagesordnung auf wesentliche Punkte reduzieren.

Eine kurzgehaltene Tagesordnung motiviert ungemein. Das hat auch damit zu tun, dass das ständige Tragen einer Hör-/Sprechgarnitur anstrengend ist. 

Hinzu kommt, dass viele eine Brille mit Gleitsichtgläsern haben. Will man die Augen nicht überanstrengen, muss man den Kopf über längere Zeit unnatürlich hochheben. Damit handelt man sich Kopfschmerzen ein. 

Schon aus diesem Grund gilt: Je kürzer das Meeting, desto besser! 

Videokonferenz auf eine Stunde begrenzen.

Ich wage den Wert von Besprechungen in Frage zu stellen, die länger als eine Stunde sind. Irgendwann ist das Ende der Aufmerksamkeitsspanne erreicht. 

Wenn es unbedingt länger sein muss, helfen kurze Pausen enorm. Fünf Minuten Biopause reichen völlig. Einmal kurz aufstehen, das Wasserglas nachfüllen, Stoßlüften und schon ist man wieder ganz bei der Sache. 

Teilnehmer mit Namen ansprechen. 

Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, Teilnehmer bei ihrem Namen anzusprechen. So lässt sich auch der Tendenz entgegensteuern, dass Vielredner die Konferenz dominieren. Außerdem kommen die guten Beiträge oft von den Stillen im Land.

Pufferzeit einrichten. 

Weil Videokonferenzen anstrengen und sich nur schlecht in präzise Terminslots zwängen lassen, empfiehlt es sich, nach jedem Konferenztermin eine Viertelstunde Pufferzeit zu blocken. In diesem Zeitfenster notiere ich mir beispielsweise die Ergebnisse des vorangegangenen Meetings. 

Der viertelstündige Puffer hat noch einen weiteren Vorteil: Eventuell länger dauernde Videoschalten bringen einen nicht in zeitliche Bedrängnis. 

Bildquellen

  • Bild-ID 1900869505: Girts Ragelis / Shutterstock

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