8 Gelegenheiten, Zeit zu verschwenden

Ein voller Terminkalender gehört zum Job einer Führungskraft dazu. Jedenfalls denken das die meisten Menschen. Aber wenn ich zu viel zu tun habe, kann das auch andere Ursachen haben. 

Wer weiß, vielleicht setze ich falsche Prioritäten oder arbeite umständlich. Ich trödele beispielsweise oder verbrauche meine Energie an unproduktiven Stellen und muss anschließend mehr arbeiten, um aufzuholen. 

In diesem Blog stelle ich 8 Zeitdiebe vor und gebe Tipps, wie man ihnen das Handwerk legen kann. 

Social Media  

Soziale Medien sind in mancher Hinsicht ein Segen. Man kann beispielsweise ohne größeren Aufwand in losem Kontakt mit vielen Bekannten und Freunden bleiben oder schnell eine Nachricht abschicken. 

Aber sie sind häufig, und das ist die Kehrseite der Medaille, die effektivste Form, gedankenlos Zeit und Kraft zu verbrennen. 

Bin ich einmal zugange, führt eines zum anderen und ehe ich mich versehe, sind 10, 20 oder 30 Minuten verflogen. 

Und was habe ich dann außer Katzenfotos, lustigen Videos und Sonnenuntergängen gesehen? Sorgsame Selbstinszenierungen von gesund, fröhlich und erfolgreich wirkenden Menschen. Mit anderen Worten: Viel Schein, wenig Sein!

Handlungsempfehlung: 1 privates Social Media Konto. Alle anderen abschaffen. 

Unnötige Meetings

Muss ich an allen Meetings teilnehmen, zu denen ich eingeladen werde? Im Konferenzraum mit lauter bedeutenden Menschen zu sitzen, mag ein gutes Gefühl geben. Aber ist der Preis es wert?  

Nein, das ist es nicht!   

Flache Unternehmenshierarchien haben einen deutlich höheren Abstimmungsbedarf. Das kann zum Problem werden, denn die vielen scheinbar notwendigen Termine kapern für andere Aufgaben benötigte Kräfte. 

Handlungsempfehlung: Wer aus Gründen der Arbeitsüberlastung nicht an einem Team-Meeting teilnehmen möchte, kann meinetwegen fehlen. Allerdings setze ich voraus, dass er oder sie sich die für sie oder ihn relevanten Informationen eigeninitiativ abholt. 

Ansonsten empfehle ich die Lektüre dieses Blogs: Tod durch Meeting, in dem ich über Tipps von Patrick Lencioni schreibe

Ausufernde E-Mails

Es fängt mit der Betreffzeile an. Ist sie präzise? Wie ist das mit dem Text: Ist er klar strukturiert oder mäandert er vor sich hin?  

Meine Handlungsempfehlung: Es ist besser, pro Anliegen ein kurzes Mail zu schreiben, als alle Anliegen in eins hineinzupacken. 

Nebenbei bemerkt: Zunehmend werden Mails auf mobilen Endgeräten gelesen. Mit Blick auf die Rezeption der Inhalte gelten dort andere Gesetze: 

Traditionell besteht ein Absatz aus 4 bis 6 Sätzen. Nicht so bei mobilen Endgeräten. Hier empfiehlt es sich – der besseren Lesbarkeit wegen – 1 bis 3 Sätze pro Absatz zu schreiben.      

Reden ohne Zweck und Ziel

Ein Schwätzchen muss sein. Gerade in der aktuellen Zeit, die arm an Sozialkontakten ist, können informelle Begegnungen hilfreich sein. Menschliche Nähe, Zugewandtheit – das alles brauchen wir. Es ist der Schmierstoff für ein gelingendes Miteinander in der Firma. 

Andererseits, oft habe ich den Eindruck, dass der Wunsch nach einem Gespräch nur das versteckte Verlangen darstellt, sich nicht der nächsten unangenehmen Aufgabe stellen zu müssen. 

Meine Handlungsempfehlung: Gesprächspartner gezielt aussuchen und mit meinem Anliegen schnell auf den Punkt kommen. 

Freiflächen im Kalender

Das klingt vielleicht überraschend, aber zu viele freie Flächen im Kalender sind ein großes Übel. Sie lassen einen schnell zum Freiwild für andere werden. 

Weil mir die Morgenstunden wichtig sind, habe ich eine Strategie entwickelt, die sich im Lauf der Jahre bewährt hat.  

Meine Handlungsempfehlung: Ich habe mir angewöhnt, Zeiten zu blocken, in denen ich bestimmte Aufgabe erledigen will. Ich denke an Schreibarbeiten, Recherche oder Vorbereitung für öffentliche Auftritte. 

Das sind allesamt Tätigkeiten, die meine volle Konzentration erfordern. Diese Zeiten verteidige ich so gut es geht. 

Noch eine weitere Empfehlung: Da ich leider zu optimistisch bin, wenn es um die Einschätzung von Arbeitsaufwand geht, blockiere ich 30 % mehr Zeit für mein Vorhaben. Das gibt mir bei Meetings nach hinter raus einen kleinen Puffer und bewahrt mich vor unnötigem Stress.    

Übrigens, die Leistungsfähigkeit ist tagsüber nicht gleichmäßig verteilt. Mehr dazu habe ich in meinem Blog Persönliches Energiemanagement geschrieben.     

Persönliches und Dienstliches verschwimmt

Im vergangenen Jahr ist das zu einem echten Problem für mich geworden. Weil ich während der Pandemie im privaten Umfeld arbeite, ist es ein Leichtes, dass ich länger als im Büro arbeite. Von vielen Kollegen weiß ich, dass auch sie bis spät in den Abend am heimischen Schreibtisch sitzen.  

Ich ertappe mich beispielsweise dabei, abends um 21 Uhr nochmals schnell dienstliche E-Mails zu checken. Der ungewollte Nebeneffekt: Ehe ich mich versehe, bin ich raus aus dem Feierabend. Meine Gedanken kreisen um ein dienstliches Problem. Ans Abschalten ist nicht mehr zu denken.

Handlungsempfehlung: Disziplin üben. 

Schlafmangel

Über den Aspekt Schlafmangel habe ich ausführlich an anderer Stelle geschrieben (Hier geht’s zum Artikel). Deshalb an dieser Stelle nur so viel: 

Ich habe mein Handy aus dem Schlafzimmer verbannt! Und zwar aus Prinzip: Zu bestimmten Zeiten bin ich für die Welt nicht erreichbar, und ich möchte auch nicht versucht sein, morgen als erstes zum Handy zu greifen, um E-Mails zu lesen. 

Die erste Stunde des Tages gehört allein mir und dem, was ich als wichtig erachte. Die Welt muss warten.

Handlungsempfehlung: Das Handy-Ladekabel ins Büro oder ein anderes Zimmer verbannen und es zum Ritual machen, abends das stummgeschaltete Handy dort anzuschließen. 

Keine Zeit für einen persönlichen Boxenstopp

Irgendwann ist mir aufgefallen, dass mein Leben vollgestopft ist mit To Dos und Vorhaben. Es hat sich angefühlt, als würde ich von einer Sache zu nächsten hechten. 

Das hat mir nicht gefallen, denn ich schätze es, wenn ich Herr meiner selbst bin und nicht den Eindruck habe, als Getriebener durch mein Leben hetzen oder es nach den Vorgaben anderer ausrichten zu müssen. 

Ich habe mir angewöhnt, am Ende einer Woche, eines Monats und eines Quartals einen kleinen Rückblick zu halten. 

Deshalb meine Handlungsempfehlung: Halten Sie in einem Dokument ein oder zwei wichtige Gedanken, Erkenntnisse oder Eindrücke pro Monat fest. Sie werden staunen, was am Ende des Jahres übrigbleibt.     

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